ECOdate s.r.o.
Klášterecká 964
432 01 Kadaň

Tel.: 474 334 468
Hot-line: 474 334 531

Vytěžování dokumentů


Zadáváte i několik hodin denně pracovní protokoly?

Servisní výkazy? Nechcete už opisovat do informačního systému opakující se položky z protokolu, abyste mohli fakturovat odvedenou službu? Chytré řešení vyčte z protokolu co má a vytvoří v informačním systému HELIOS doklad jako podklad k fakturaci nebo fakturu samotnou. A pak už stačí jen kliknout a odeslat ji emailem.

Jde to na pár kliků a za pár minut.

Dnes

Obvyklé zpracování výkazu o provedené službě probíhá například takto: ručně se vytvoří doklad, vyplní údaje typu Zákazník, Adresa, datum, kdo protokol pořídil, tedy kdo odvedl službu, doplní se číslo zakázky. No a posléze vybíráte položku po položce a zadáváte počet kusů nebo hodin či jiné položky k fakturaci. Následně doklad v systému uložíte, navážete naskenovaný dokument pro archivní účely. To v případě, že to systém umí…

Zítra

Celou práci si ale můžete zjednodušit, například takto: vyplněný papírový protokol strčíte do scaneru – stejně protokol chcete mít rychle k dispozici, abyste se na něj mohli podívat posléze z fakturace, nebo z přehledu prací (zakázek) daného klienta. Jednoduše když ho budete chtít vidět v „originále“.

Skenováním systém protokol rovnou „vytěží“ tj. rozpozná data, které tam jsou vyplněná. V systému HELIOS dohledá odpovídající informace (Odběratele s adresou, položky, které mu budeme fakturovat atd.), vyzve ke kontrole nebo upozorní, když něco není čitelné.

.

Po vizuální kontrole a potvrzení správnosti dat je možné vygenerovat v systému protokol – podklad k fakturaci nebo přímo fakturu. Takže stačí opět jen kliknout a hotová faktura může být vytištěná - nebo ještě lépe - rovnou odeslaná emailem koncovému zákazníkovi. Ušetříte za papír i za tisk a také za poštovné… A navíc tu fakturu má klient během chvilky u sebe, aby ji mohl obratem uhradit. Naskenovaný protokol zůstává součástí systému - navázaný na dokladu resp. výkazu nebo na faktuře vydané.